Die neue Meetingkultur: Online gehen und offline sein

Die Zahl der Online-Meetings ist in den letzen Monaten geradezu explodiert. Dabei wird deutlich, dass sich eine neue Meetingkultur entwickelt, die Online-Moderatoren vor eine große Herausforderung stellt. So nehmen akutell pro Tag 300 Millionen Menschen an Online-Meetings auf der Zoom-Plattform teil. Vor 5 Monaten waren es noch 10 Millionen pro Tag. Online gehen ist in – Corona sei Dank. Wir sprechen hier zum Beispiel von Abteilungsbesprechungen, Konferenzen oder auch Webinaren. Das veränderte Verhalten ist im privaten wie auch beruflichen Umfeld gleichermaßen zu beobachten. Doch viele dieser Teilnehmer gehen zwar technisch online, sind aber gedanklich offline.

Wer schon an Online-Meetings teilgenommen hat und sich dazu auch mit Kollegen und Freunden ausgetauscht hat, dem wird das Phänomen bekannt vorkommen. Es gibt zahlreiche Ablenkungen oder Hindernisse, die überwunden werden müssen, bevor der Leiter eines Online-Meetings die volle Aufmerksamkeit seiner Teilnehmer hat. Nach der Form der Ablenkung kann man verschiedene Teilnehmertypen unterscheiden.

Die Zu-spät-Kommer: Es beginnt damit, dass es nicht beginnt. Wie auch in der realen Welt, kommen auch in der virtuellen Welt immer einige Teilnehmer zu spät. Sie waren offensichtlich durch andere Dinge, die Ihnen wichtiger waren, ablenkt und haben ihre Prioritäten anders gesetzt. „Na, dann warten wir noch 5 Minuten bis alle da sind“, ist dann eine immer wieder zu hörende Redewendung des Moderators. Und damit beginnt die Zeitverschwendung und das unproduktive Meeting nimmt seinen Lauf.

Die Technikkämpfer: Dieser Teilnehmertypus ist zwar online, doch kann er dem Meeting nicht folgenden, weil er gerade nichts hört oder nichts sieht. Statt inhaltlich dem Meeting zu folgen, beschäftigt er den Moderator oder andere Teilnehmer damit seine technischen Verbindungsprobleme zu lösen und verabschiedet sich im Falle von fruchtlosen Versuchen nach einiger Zeit still und leise wieder aus dem virtuellen Raum. Nach einer Studie des Elektronikdienstleisters Barco werden übrigens im Schnitt 11 % der Meetingzeit für das Lösen von Technikproblemen verwendet.

Die Egozentriker: Dieser Teilnehmertypus ist während des Meetings mit sich selbst beschäftigt. Das reicht vom Updaten seines Whatapp Status, über das Kaffeekochen in der Küche bis zum Nägel lackieren, was auch die volle Aufmerksamkeit fordert. In meiner Rolle als Online-Moderator hatte ich schon das zweifelhafte Vergnügen, einem zeitungslesenden Teilnehmer bei seiner Morgenlektüre zuschauen zu dürfen.

Die Multitasker: Wer sich durch die Teilnahme an nur einem Meeting nicht ausgelastet fühlt und seine Arbeitszeit effizienter nutzen möchte, der erledigt mehre berufliche Dinge gleichzeitig. Dank der technischen Möglichkeiten auf modernen Online-Meetingplattformen kann man sich mit anderen Teilnehmern über Chat austauschen, ohne das die anderen etwas davon mitbekommen. Wer nicht daran glaubt, dass der Online-Moderator diese Chatnachrichten nicht doch alle lesen kann, kommuniziert dann via Whatsapp parallel über sein Handy mit anderen in dem Online-Meeting, um schonmal die Agenda vom nächsten Meeting zu besprechen. Oder aber er schreibt das Protokoll vom letzten Meeting, um seine To do´s vom Tisch zu bekommen. Diese Form der Abwesenheit wird offensichtlich, wenn der Teilnehmer plötzlich mit einer Frage konfrontiert wird und seine verzögerte und schwammige Antwort darauf schließen lässt, dass er gerade wohl nicht ganz bei der Sache war.

Die Privatiers: Das Arbeiten im Home Office führt bekanntlich auch zu einem Verschwimmen der Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben. Wenn dann auch noch die anderen Familienmitglieder zuhause weilen und man nicht das Privileg eines abschließbaren und schallisolierten Arbeitszimmers genießt, kann es rund um den Schreibtisch zugehen wie im Taubenschlag. Der Hund holt sich seine Streicheleinheiten, die Kinder lassen sich bei den Hausaufgaben helfen oder der Blick schweift einfach durch das offene Fenster zum grillenden Nachbarn und man tauscht sich winkend aus. Oder es ist schlicht der Paketzusteller, der an der Tür klingelt und einen vor die Gewissenfrage stellt, mal schnell das Paket anzunehmen und 5 Min. von der Konferenz zu verpassen, statt morgen in die Stadt zum Postamt fahren zu müssen und 2 Stunden seiner Lebenszeit zu vergeuden.

Die Frage, was der Online-Moderator und die anderen Teilnehmer von den verschiedenen Aktivitäten und Ablenkungen mitbekommen, hängt zum einem vom Charakter des „Online-Abwesenden“ ab und zum anderen von der Präsenzform, für die er sich entscheidend.

Die Transparenten: Dieser Typus von Online-Meetingteilnehmer lässt alle anderen in Bild und Ton an seinem Doppelleben teilhaben. Dies kann freiwillig oder unfreiwillig geschehen. Wir erinnern uns an den BBC-Reporter, der in einer Livesendung von seiner Tochter in einem familiären Dialog gezogen wurde. Hier bekommen alle mit, was auf der anderen Seite des Bildschirms geschieht. Dies kann gleichermaßen sympathisch wie manchmal auch peinlich sein.

Die Unsichtbaren: Einen Schritt ins Dunkle machen die Kollegen, die sich ohne Ihr Live-Bild einlocken und nur ihr Profilfoto oder ihren Namen einblenden. Dies offiziell natürlich nur, weil gerade die Netzqualität so schlecht ist und es daher für alle besser ist, wenn man die Liveübertragung abschaltet. Das ist so, als ob man sich in einer Präsenzveranstaltung einen Sack über den Kopf ziehen und nicht gesehen werden möchte. Wer um die Bedeutung der visuellen Wahrnehmung in der Kommunikation weiß, dem ist klar, wie viel hier an zwischenmenschlichen Austausch verloren geht.

Die Stummen: In nächsten Schritt geht man natürlich auch noch auf Mute, weil die vielen Hintergrundgeräusche für alle andern so „nervig“ sind. Das versteht natürlich jeder und es hat den großen Vorteil, dass in der Videokónferenz niemand mehr hören kann, was wir im Hintergrund so treiben. Und da die Stummen ohnehin nichts mitzuteilen haben, bleiben Sie das ganze Online-Meeting über ungehört.

Die Dreisten: Die offensivste Form der dokumentierten Abwesenheit ist die Kaffeetasse, die man im eigenen Profilbild einblenden kann. Dieses Feature ist auf auf Online-Meetingplattformen auch zu finden. Hiermit können wir offiziell anzeigen, dass wir den virtuellen Raum zwar nicht verlassen aber gedanklich nicht mehr dabei sind. Manche Online-Meetingplattformen merken auch, wenn der Teilnehmer in anderen Anwendungen am Laptop aktiv ist und „petzen“ seine Abwesenheit durch das Einblenden eines entsprechenden Symbols. Die Dreisten stört dies aber nicht.

Die Herausforderungen für den Online-Moderator seine verschiedenen Schäfchen zusammenzuhalten sind also genauso vielschichtig wie die Ablenkungsmöglichkeiten, denen man als Teilnehmer erlegen kann. Eine neue Meetingkultur erfordert daher auch besondere Fähigkeiten und Techniken der Online-Moderatoren solche Online-Meetings vorzubereiten und durchzuführen. Dazu erfahren Sie mehr in meinem nächsten Beitrag. Bis dahin viel Freude beim Online gehen.